Электронная транспортная накладная с 1 сентября: что нужно от ИТ

Разбор · 2026-09-03 · 10 мин чтения

С 1 сентября 2026 года транспортная накладная оформляется только в электронном виде. Вместе с ней в электронную форму ушли заказ и заявка на перевозку, часть экспедиторских документов, а также железнодорожные и авиационные грузовые накладные.

Это не логистическая новость, а техническая. Сама перевозка не меняется – меняется то, чем её оформляют, и это упирается в электронные подписи, договор с оператором и настройку 1С. Разберём с этой стороны.

Что изменилось

Основание – Федеральный закон № 140-ФЗ от 7 июня 2025 года. Он правит закон «О транспортно-экспедиционной деятельности» и Устав автомобильного транспорта.

С 1 сентября в электронном виде обязательны:

транспортная накладная – та самая ЭТрН;
заказ и заявка на перевозку груза;
ряд экспедиторских документов;
железнодорожные и авиационные грузовые накладные.

Два разных «меня это не касается»

Здесь чаще всего и путаются, поэтому разведём сразу. Есть случаи, когда накладная не нужна вовсе, и есть случаи, когда она нужна, но допускается бумажная. Это не одно и то же.

Когда накладной нет вообще

Статья 8 Устава прямо говорит: заключение договора перевозки груза подтверждается транспортной накладной. Нет договора перевозки – нет и накладной, ни бумажной, ни электронной.

Отсюда практический критерий: везёте своё, на своём транспорте, для себя – накладная не нужна. Со склада в магазин, из цеха на склад, товар покупателю на своей машине. Вам понадобятся путевой лист и товарные документы, но не транспортная накладная. То же самое, когда покупатель забирает товар сам и договор перевозки вы не заключаете.

А вот если вы наняли перевозчика – требование ваше. Вы грузоотправитель и подписываете первый раздел накладной, даже если груз едет с вашего склада на ваш же склад.

Когда накладная нужна, но можно на бумаге

Закон отдал этот перечень на откуп ведомству, и оно его утвердило: приказ Минтранса от 1 июня 2026 года № 262. Список закрытый, всего восемь случаев:

грузы военного назначения, где Минобороны – грузоотправитель или грузополучатель;
перевозки иностранными юрлицами, не включёнными в реестр аккредитованных филиалов;
каботажные перевозки иностранными перевозчиками из стран ЕАЭС;
перевозка груза физическому лицу для личных, семейных, домашних нужд, не связанных с предпринимательством;
сбой программно-аппаратных комплексов, зафиксированный государственной системой;
отсутствие доступа к интернету в населённых пунктах из перечня Правительства;
совпадение грузоотправителя и грузополучателя в одном лице;
перевозка драгоценных металлов и камней.

Обратите внимание на седьмой пункт: перевозка между своими подразделениями наёмным перевозчиком сюда попадает – накладная нужна, но её можно оформить на бумаге. Своим транспортом – не нужна вовсе. Разница именно в том, есть ли договор перевозки.

Проверьте это первым делом, до того как звонить операторам ЭДО. Половина вопросов снимается здесь.

Четыре подписи вместо одной бумажки

Бумажная накладная – один лист, на котором расписываются по очереди. Электронная устроена иначе: это четыре обязательных раздела, их называют титулами, и каждый подписывается своей стороной в свой момент.

Когда	Раздел	Кто подписывает
Погрузка	1	Грузоотправитель – условия перевозки и данные о грузе
Погрузка	2	Перевозчик – принял груз, состояние такое-то
Выгрузка	3	Грузополучатель – принял товар
Выгрузка	4	Перевозчик – сдал груз получателю

Есть и необязательные разделы: фиксация стоимости перевозки, переадресация, передача груза другому перевозчику в пути.

Практический вывод: накладная перестаёт быть документом одного человека. Если раньше водитель вёз папку, то теперь в процессе участвуют три организации, и у каждой должен быть свой способ подписать вовремя. Пока хотя бы одна сторона не готова, документ висит неподписанным, а рейс формально не оформлен.

Данные о подписании уходят в государственную систему ГИС ЭПД и оттуда попадают в МВД, Ространснадзор и налоговую. Это стоит держать в голове: накладная теперь видна не только сторонам сделки.

Что нужно от ИТ

Здесь начинается наша часть, и она вполне обозримая.

Договор с оператором

Обмен идёт не напрямую между компаниями, а через оператора информационной системы электронных перевозочных документов. Минтранс ведёт реестр аккредитованных операторов и публикует его у себя на сайте – работать можно только с теми, кто в нём есть. На начало августа 2026 года аккредитовано четырнадцать операторов, из них одиннадцать работают в боевом контуре.

Среди них – Контур, Астрал, Тензор и 1С-ЭПД. Последний интересен тем, у кого учёт ведётся в 1С: оператором выступает сама 1С, и документы формируются в привычной программе без отдельного сервиса. Мы ни с кем из операторов не связаны и процент ни от кого не получаем – называем просто чтобы было от чего оттолкнуться; актуальный список всегда на сайте Минтранса.

А вот здесь внимательнее. Оператор нужен каждой стороне, и подключаться к тому же, что у контрагента, действительно не обязательно: между операторами работает роуминг. Но роуминг не включается сам – его настраивают заранее и попарно, под каждого контрагента. Если про это вспомнить в день погрузки, документ просто не уйдёт, и машина встанет.

Поэтому практический порядок такой: выбрали оператора – сразу спросите у постоянных контрагентов, кто у них, и попросите оператора настроить роуминг по этим парам. Это делается за дни, а не за минуты.

Электронные подписи

Квалифицированная подпись (КЭП) – сторонам договора: грузоотправителю, перевозчику, грузополучателю. Как правило, это подписи, которые у компании уже есть для отчётности, но проверьте срок действия и на кого они выпущены.
Простая подпись – водителю. Он подтверждает приём и передачу груза через мобильное приложение оператора, отдельная флешка с КЭП ему не нужна.

Отсюда две типовые задачи, которые всплывают почти у всех: у кого-то подпись выпущена на уволившегося сотрудника, у кого-то – на директора, который физически не может подписывать по десять накладных в день. И то и другое решается заранее, а не в день первого рейса.

Место, откуда подписывать

Вариантов три, и выбор зависит от объёма:

веб-интерфейс оператора – ничего настраивать не нужно, подходит при нескольких рейсах в месяц;
модуль для 1С – накладная формируется прямо из документа реализации, данные не вводятся повторно; разумный выбор для большинства;
интеграция по API – когда рейсов много и они рождаются в своей системе.

Если у вас 1С, начинать стоит именно с модуля: он снимает двойной ввод, который иначе съест больше времени, чем сам переход.

Что проверить в 1С

Версия конфигурации. Поддержка электронных перевозочных документов появилась не во всех редакциях и не сразу; старая конфигурация может потребовать обновления.
Заполненность справочников. ЭТрН строже бумаги: адреса погрузки и выгрузки, данные водителя и транспортного средства должны быть заполнены и непротиворечивы, иначе документ не уйдёт.
Права и роли. Кто именно в системе имеет право подписать накладную – вопрос, который лучше решить до того, как машина встанет под погрузку.

Штрафы отложили – но риск не в них

О «моратории до 1 марта 2027 года» сейчас пишут все, и стоит понимать, чем он является. Президент публично поддержал предложение Минтранса о нештрафуемом периоде, и отрасль исходит из того, что до 1 марта Ространснадзор и ГИБДД не будут привлекать за бумажную накладную вместо электронной. Но на момент публикации это поручение, а не принятый нормативный акт с номером и датой. Строить план в расчёте на него – риск, который стоит осознавать.

Два ограничения, о которых забывают даже те, кто про мораторий знает:

Он про бумажную накладную, а не про её отсутствие. Если у водителя нет вообще никакого документа на груз, штраф по статье 12.3 КоАП выписывается как обычно, никакой отсрочки тут нет.
Он про дорожные проверки. Налоговых последствий он не отменяет вовсе – они наступают с 1 сентября без отсрочки.

Обязанность применять электронный формат при этом действует уже сейчас: отложена, и то неформально, только ответственность на дороге.

И вот что важнее самой отсрочки. ГИС ЭПД начала собирать данные с 1 сентября в плановом режиме. Это значит, что рейсы, оформленные по-старому, просто не попадают в систему. Отсюда три риска, которые работают уже сейчас, без всяких штрафов:

налоговая. Расходы на перевозку подтверждаются накладной. Если её нет в электронном виде там, где она должна быть, доказывать расход придётся сложнее.
заказчик. Крупные клиенты переходят первыми и требуют того же от подрядчиков. Перевозчик без ЭДО постепенно выпадает из тендеров.
банк. При проверке сделок подтверждение перевозки – обычное требование.

Поэтому отсрочка до марта – это время на спокойную настройку, а не разрешение ничего не делать.

Путевой лист остался прежним

Отдельно, потому что путаница здесь частая: путевой лист в перечень обязательных электронных документов не вошёл. Бумажный по-прежнему допустим для большинства поездок.

Электронный путевой лист обязателен только при перевозке отдельных видов маркированной алкогольной продукции – и то в случае, когда перевозку не сопровождает электронная транспортная накладная. Всем остальным можно переходить добровольно, если удобно, но никто не заставляет.

С чего начать

Порядок, который экономит время:

Определите, попадаете ли вы под требование. Перевозите только своё между своими подразделениями – дальше можно не читать.
Проверьте электронные подписи: у кого есть, на кого выпущены, когда истекают.
Выберите оператора из реестра Минтранса и сразу узнайте, кто у ваших постоянных контрагентов, – чтобы заранее заказать настройку роуминга по этим парам.
Посмотрите на свою 1С: поддерживает ли конфигурация перевозочные документы, нужно ли обновление.
Проведите один рейс целиком в электронном виде, пока действует переходный период. Все шероховатости вылезут именно на первом рейсе, и лучше пусть это случится в сентябре, а не в марте.

Из той же серии требований, которые приходят к ИТ без предупреждения, – идентификация домена через Госуслуги: срок там тоже сдвинули, но делать всё равно придётся.

Коротко

С 1 сентября 2026 транспортная накладная, заказ и заявка оформляются только электронно – закон № 140-ФЗ.
Требование касается коммерческой перевозки по договору. Перевозка своего товара между своими подразделениями и самовывоз под него не подпадают.
Накладная состоит из четырёх разделов, каждый подписывает своя сторона; водителю достаточно простой подписи через приложение.
Нужен оператор из реестра Минтранса, действующие КЭП у сторон и, если есть 1С, – модуль для неё.
Роуминг между операторами есть, но его настраивают заранее и попарно под каждого контрагента – не в день погрузки.
Штрафы отложены до 1 марта 2027, но данные в ГИС ЭПД собираются уже сейчас, и риски с налоговой и заказчиками работают без штрафов.
Путевой лист электронным не стал – кроме отдельных случаев с алкоголем.

Если непонятно, что из этого уже настроено у вас, а чего нет, – напишите нам. Посмотрим подписи, конфигурацию 1С и подключение к оператору, подскажем, что нужно доделать. Обновление и сопровождение 1С – наша обычная работа, как и ИТ-поддержка целиком.