Электронная транспортная накладная с 1 сентября: что нужно от ИТ
Разбор · 2026-09-03 · 10 мин чтения
С 1 сентября 2026 года транспортная накладная оформляется только в электронном виде. Вместе с ней в электронную форму ушли заказ и заявка на перевозку, часть экспедиторских документов, а также железнодорожные и авиационные грузовые накладные.
Это не логистическая новость, а техническая. Сама перевозка не меняется — меняется то, чем её оформляют, и это упирается в электронные подписи, договор с оператором и настройку 1С. Разберём с этой стороны.
Что изменилось
Основание — Федеральный закон № 140-ФЗ от 7 июня 2025 года. Он правит закон «О транспортно-экспедиционной деятельности» и Устав автомобильного транспорта.
С 1 сентября в электронном виде обязательны:
- транспортная накладная — та самая ЭТрН; - заказ и заявка на перевозку груза; - ряд экспедиторских документов; - железнодорожные и авиационные грузовые накладные.
Два разных «меня это не касается»
Здесь чаще всего и путаются, поэтому разведём сразу. Есть случаи, когда накладная не нужна вовсе, и есть случаи, когда она нужна, но допускается бумажная. Это не одно и то же.
Когда накладной нет вообще
Статья 8 Устава прямо говорит: заключение договора перевозки груза подтверждается транспортной накладной. Нет договора перевозки — нет и накладной, ни бумажной, ни электронной.
Отсюда практический критерий: везёте своё, на своём транспорте, для себя — накладная не нужна. Со склада в магазин, из цеха на склад, товар покупателю на своей машине. Вам понадобятся путевой лист и товарные документы, но не транспортная накладная. То же самое, когда покупатель забирает товар сам и договор перевозки вы не заключаете.
А вот если вы наняли перевозчика — требование ваше. Вы грузоотправитель и подписываете первый раздел накладной, даже если груз едет с вашего склада на ваш же склад.
Когда накладная нужна, но можно на бумаге
Закон отдал этот перечень на откуп ведомству, и оно его утвердило: приказ Минтранса от 1 июня 2026 года № 262. Список закрытый, всего восемь случаев:
1. грузы военного назначения, где Минобороны — грузоотправитель или грузополучатель; 2. перевозки иностранными юрлицами, не включёнными в реестр аккредитованных филиалов; 3. каботажные перевозки иностранными перевозчиками из стран ЕАЭС; 4. перевозка груза физическому лицу для личных, семейных, домашних нужд, не связанных с предпринимательством; 5. сбой программно-аппаратных комплексов, зафиксированный государственной системой; 6. отсутствие доступа к интернету в населённых пунктах из перечня Правительства; 7. совпадение грузоотправителя и грузополучателя в одном лице; 8. перевозка драгоценных металлов и камней.
Обратите внимание на седьмой пункт: перевозка между своими подразделениями наёмным перевозчиком сюда попадает — накладная нужна, но её можно оформить на бумаге. Своим транспортом — не нужна вовсе. Разница именно в том, есть ли договор перевозки.
Проверьте это первым делом, до того как звонить операторам ЭДО. Половина вопросов снимается здесь.
Четыре подписи вместо одной бумажки
Бумажная накладная — один лист, на котором расписываются по очереди. Электронная устроена иначе: это четыре обязательных раздела, их называют титулами, и каждый подписывается своей стороной в свой момент.
Когда Раздел Кто подписывает --------- Погрузка 1 Грузоотправитель — условия перевозки и данные о грузе Погрузка 2 Перевозчик — принял груз, состояние такое-то Выгрузка 3 Грузополучатель — принял товар Выгрузка 4 Перевозчик — сдал груз получателю
Есть и необязательные разделы: фиксация стоимости перевозки, переадресация, передача груза другому перевозчику в пути.
Практический вывод: накладная перестаёт быть документом одного человека. Если раньше водитель вёз папку, то теперь в процессе участвуют три организации, и у каждой должен быть свой способ подписать вовремя. Пока хотя бы одна сторона не готова, документ висит неподписанным, а рейс формально не оформлен.
Данные о подписании уходят в государственную систему ГИС ЭПД и оттуда попадают в МВД, Ространснадзор и налоговую. Это стоит держать в голове: накладная теперь видна не только сторонам сделки.
Что нужно от ИТ
Здесь начинается наша часть, и она вполне обозримая.
Договор с оператором
Обмен идёт не напрямую между компаниями, а через оператора информационной системы электронных перевозочных документов. Минтранс ведёт реестр аккредитованных операторов и публикует его у себя на сайте — работать можно только с теми, кто в нём есть. На начало августа 2026 года аккредитовано четырнадцать операторов, из них одиннадцать работают в боевом контуре.
Среди них — Контур, Астрал, Тензор и 1С-ЭПД. Последний интересен тем, у кого учёт ведётся в 1С: оператором выступает сама 1С, и документы формируются в привычной программе без отдельного сервиса. Мы ни с кем из операторов не связаны и процент ни от кого не получаем — называем просто чтобы было от чего оттолкнуться; актуальный список всегда на сайте Минтранса.
А вот здесь внимательнее. Оператор нужен каждой стороне, и подключаться к тому же, что у контрагента, действительно не обязательно: между операторами работает роуминг. Но роуминг не включается сам — его настраивают заранее и попарно, под каждого контрагента. Если про это вспомнить в день погрузки, документ просто не уйдёт, и машина встанет.
Поэтому практический порядок такой: выбрали оператора — сразу спросите у постоянных контрагентов, кто у них, и попросите оператора настроить роуминг по этим парам. Это делается за дни, а не за минуты.
Электронные подписи
- Квалифицированная подпись (КЭП) — сторонам договора: грузоотправителю, перевозчику, грузополучателю. Как правило, это подписи, которые у компании уже есть для отчётности, но проверьте срок действия и на кого они выпущены. - Простая подпись — водителю. Он подтверждает приём и передачу груза через мобильное приложение оператора, отдельная флешка с КЭП ему не нужна.
Отсюда две типовые задачи, которые всплывают почти у всех: у кого-то подпись выпущена на уволившегося сотрудника, у кого-то — на директора, который физически не может подписывать по десять накладных в день. И то и другое решается заранее, а не в день первого рейса.
Место, откуда подписывать
Вариантов три, и выбор зависит от объёма:
- веб-интерфейс оператора — ничего настраивать не нужно, подходит при нескольких рейсах в месяц; - модуль для 1С — накладная формируется прямо из документа реализации, данные не вводятся повторно; разумный выбор для большинства; - интеграция по API — когда рейсов много и они рождаются в своей системе.
Если у вас 1С, начинать стоит именно с модуля: он снимает двойной ввод, который иначе съест больше времени, чем сам переход.
Что проверить в 1С
- Версия конфигурации. Поддержка электронных перевозочных документов появилась не во всех редакциях и не сразу; старая конфигурация может потребовать обновления. - Заполненность справочников. ЭТрН строже бумаги: адреса погрузки и выгрузки, данные водителя и транспортного средства должны быть заполнены и непротиворечивы, иначе документ не уйдёт. - Права и роли. Кто именно в системе имеет право подписать накладную — вопрос, который лучше решить до того, как машина встанет под погрузку.
Штрафы отложили — но риск не в них
О «моратории до 1 марта 2027 года» сейчас пишут все, и стоит понимать, чем он является. Президент публично поддержал предложение Минтранса о нештрафуемом периоде, и отрасль исходит из того, что до 1 марта Ространснадзор и ГИБДД не будут привлекать за бумажную накладную вместо электронной. Но на момент публикации это поручение, а не принятый нормативный акт с номером и датой. Строить план в расчёте на него — риск, который стоит осознавать.
Два ограничения, о которых забывают даже те, кто про мораторий знает:
- Он про бумажную накладную, а не про её отсутствие. Если у водителя нет вообще никакого документа на груз, штраф по статье 12.3 КоАП выписывается как обычно, никакой отсрочки тут нет. - Он про дорожные проверки. Налоговых последствий он не отменяет вовсе — они наступают с 1 сентября без отсрочки.
Обязанность применять электронный формат при этом действует уже сейчас: отложена, и то неформально, только ответственность на дороге.
И вот что важнее самой отсрочки. ГИС ЭПД начала собирать данные с 1 сентября в плановом режиме. Это значит, что рейсы, оформленные по-старому, просто не попадают в систему. Отсюда три риска, которые работают уже сейчас, без всяких штрафов:
- налоговая. Расходы на перевозку подтверждаются накладной. Если её нет в электронном виде там, где она должна быть, доказывать расход придётся сложнее. - заказчик. Крупные клиенты переходят первыми и требуют того же от подрядчиков. Перевозчик без ЭДО постепенно выпадает из тендеров. - банк. При проверке сделок подтверждение перевозки — обычное требование.
Поэтому отсрочка до марта — это время на спокойную настройку, а не разрешение ничего не делать.
Путевой лист остался прежним
Отдельно, потому что путаница здесь частая: путевой лист в перечень обязательных электронных документов не вошёл. Бумажный по-прежнему допустим для большинства поездок.
Электронный путевой лист обязателен только при перевозке отдельных видов маркированной алкогольной продукции — и то в случае, когда перевозку не сопровождает электронная транспортная накладная. Всем остальным можно переходить добровольно, если удобно, но никто не заставляет.
С чего начать
Порядок, который экономит время:
1. Определите, попадаете ли вы под требование. Перевозите только своё между своими подразделениями — дальше можно не читать. 2. Проверьте электронные подписи: у кого есть, на кого выпущены, когда истекают. 3. Выберите оператора из реестра Минтранса и сразу узнайте, кто у ваших постоянных контрагентов, — чтобы заранее заказать настройку роуминга по этим парам. 4. Посмотрите на свою 1С: поддерживает ли конфигурация перевозочные документы, нужно ли обновление. 5. Проведите один рейс целиком в электронном виде, пока действует переходный период. Все шероховатости вылезут именно на первом рейсе, и лучше пусть это случится в сентябре, а не в марте.
Коротко
- С 1 сентября 2026 транспортная накладная, заказ и заявка оформляются только электронно — закон № 140-ФЗ. - Требование касается коммерческой перевозки по договору. Перевозка своего товара между своими подразделениями и самовывоз под него не подпадают. - Накладная состоит из четырёх разделов, каждый подписывает своя сторона; водителю достаточно простой подписи через приложение. - Нужен оператор из реестра Минтранса, действующие КЭП у сторон и, если есть 1С, — модуль для неё. - Роуминг между операторами есть, но его настраивают заранее и попарно под каждого контрагента — не в день погрузки. - Штрафы отложены до 1 марта 2027, но данные в ГИС ЭПД собираются уже сейчас, и риски с налоговой и заказчиками работают без штрафов. - Путевой лист электронным не стал — кроме отдельных случаев с алкоголем.
Если непонятно, что из этого уже настроено у вас, а чего нет, — напишите нам. Посмотрим подписи, конфигурацию 1С и подключение к оператору, подскажем, что нужно доделать. Обновление и сопровождение 1С — наша обычная работа, как и ИТ-поддержка целиком.