Корпоративная почта для компании: куда переезжать и как не потерять письма
Инструкция · 2026-10-16 · 10 мин чтения
Microsoft 365 российской компании не продлить, а почта на своём домене нужна всем. Вопрос даже не в том, какой сервис моднее, — вопрос в том, что переживёт следующие пять лет и что вы будете делать в день, когда выбранный вариант откажет. После октября 2026 года второй вопрос звучит громче первого: неделя аварии показала, что «надёжное облако» — это чужая инфраструктура, на которую вы повлиять не можете.
Разберём три пути — облако, свой сервер и гибрид, — а потом механику переезда, которая одинакова для всех и в которой обычно всё и ломается.
Три варианта, а не один
Кому подходит Что болит --------- Российское облако команде до нескольких десятков человек без своего админа платёж за каждого сотрудника каждый месяц; данные и доступность — на стороне провайдера Свой почтовый сервер когда есть требование хранить переписку у себя, почта завязана на внутренние системы или сотрудников много нужен человек: репутация адреса, обновления, место, очереди Гибрид когда критична часть ящиков, а не все две системы вместо одной — сложнее настройка домена
Облачные варианты из реестра российского ПО. Яндекс 360 для бизнеса и VK WorkSpace — два самых массовых; оба в реестре, оба с почтой на домене, диском, календарём и администраторской панелью. Это разумный путь для небольшой компании, где нет и не планируется своего администратора.
Серверные решения. Здесь выбор шире, чем кажется. RuPost от группы «Астра» — в реестре отечественного ПО с 2022 года, ставится на свои серверы, рассчитан на крупные установки. Mailion и «МойОфис Почта» ориентированы на средний бизнес и госсектор, у них есть инструменты переноса правил, подписей и календарей с Exchange. CommuniGate Pro — давно известный почтовый сервер, права на который теперь у российской компании, его чаще берут туда, где нужна аттестация. Отдельная ветка — открытые системы вроде mailcow: лицензий не требуют вовсе, но и поддержки у них нет — только ваш администратор или подрядчик.
Цены у серверных решений почти всегда «по запросу» и считаются от числа пользователей, поэтому сравнивать их имеет смысл не по прайсу, а по смете на три года: лицензии плюс сервер плюс работа человека.
Гибрид недооценён. Никто не обязывает переводить всю компанию в одно место: ящики руководства и бухгалтерии можно держать на своём сервере, а отдел продаж и склад — в облаке. Домен при этом один, маршрутизация настраивается записями MX и правилами пересылки.
Что изменила авария октября
Честный разговор про доверие, раз уж он теперь первый.
В октябре 2026 года из строя вышли три дата-центра крупного провайдера, и неделю половина рунета работала через раз. Почта в том числе. Вывод из этого делают разный, и мне кажется правильным такой: дело не в том, облако у вас или свой сервер, а в том, есть ли у вас план на день отказа. Свой сервер тоже горит, тонет и остаётся без интернета — просто об этом не пишут в новостях.
Три вещи, которые отличают компанию с планом от компании без плана:
1. Выгрузка архива. Вы можете прямо сейчас забрать всю переписку в файл и положить её в другое место? Если ответ «наверное, где-то в админке есть» — проверьте сегодня, а не в день аварии. 2. Запасной канал. Когда почта недоступна, через что вы свяжетесь с клиентами и сотрудниками? Телефон, мессенджер, список контактов — не внутри недоступной почты. 3. Резервный приём почты. У домена может быть второй MX-сервер с меньшим приоритетом: пока основной лежит, письма не отбиваются, а копятся на резервном и доезжают потом. Для бизнеса, где письмо — это заказ, одна строка в DNS окупается в первый же сбой.
Подробный разбор той недели и чек-лист на вечер — в статье «Когда ложится облако».
Механика переезда: одинаковая везде
Куда бы вы ни переезжали, порядок один: подтвердить домен, настроить подписи, открыть доступ к старым ящикам, перенести письма и только в конце переключить приём почты.
Домен и записи DNS
- TXT для подтверждения — сервис выдаёт значение, вы добавляете его в зону домена; - DKIM — подпись исходящих писем, без неё их охотно считают подделкой; - DMARC — политика для писем, не прошедших проверку; - MX — определяет, куда приходит почта. Меняется последним, когда всё остальное готово и проверено.
Одна SPF-запись, а не две
Самая частая поломка переезда, и она не зависит от выбранного сервиса. SPF перечисляет, кому разрешено отправлять письма от имени вашего домена. Логика подсказывает добавить запись нового сервиса рядом со старой — и это ломает почту.
У домена должна быть ровно одна SPF-запись. Если их две, конфигурация считается некорректной, и часть получателей начинает отклонять письма. Со стороны выглядит дико: почта переехала и работает, а письма клиентам возвращаются.
Правильно — слить значения в одну строку. Если от вашего домена уже шлют рассылочный сервис, CRM или сайт, их разрешения нужно сохранить и дописать к ним новое значение.
Пароли и IMAP по каждому ящику
Этот пункт определяет сроки переезда сильнее, чем объём почты.
Инструменту миграции нужны пароли сотрудников от старых ящиков — не администратора, а пользователей. На практике это одно из трёх: раздать всем временные пароли перед переездом, собрать существующие или переезжать частями, по мере того как люди их сообщают. Ни один из вариантов не быстрый.
И второе: включить IMAP разом для всех ящиков обычно нельзя — это делается по каждому отдельно. На пяти сотрудниках незаметно, на тридцати — отдельный этап работы.
Если вам обещают «переедем за вечер, от вас ничего не нужно» — спросите, как решается этот пункт. Ответ покажет, делал ли человек это хоть раз.
Что не переносится вовсе
- Архивные ящики Exchange Online Archiving — выгружаются в PST и загружаются отдельно, руками. - Файлы из общих сетевых папок — это не почта, они едут отдельно. - Календари, контакты и правила — переносится не всё; проверяйте на одном сотруднике до того, как запускать остальных.
Сколько это занимает
Домен и записи — часы, если доступ к DNS уже есть. Пароли и IMAP — самая долгая часть, от дня до недели в зависимости от числа людей. Перенос писем идёт фоном, сутки-двое. Плюс неделя, когда старая почта ещё жива на всякий случай.
Чтобы не сломать почту в день переезда
1. Выпишите все сервисы, которые шлют письма от вашего домена — рассылки, CRM, сайт, бухгалтерия. Их разрешения должны попасть в общую SPF-запись. 2. Заведите ящики заранее и дайте людям войти до переключения, чтобы пароли и двухфакторная проверка не выяснялись в день X. 3. Снизьте время жизни записей DNS за сутки до переезда — тогда переключение займёт минуты, а не полдня. 4. Переключайте MX в конце рабочего дня, лучше в пятницу: меньше писем в полёте. 5. Не выключайте старый сервер неделю. Письма от тех, у кого закэшировалась старая запись, должны куда-то приходить. 6. Проверьте отправку наружу — на адрес из другой почтовой системы и в банк-клиент, который вы используете. Доставляемость проверяется на практике, а не по конфигурации.
Как это делаем мы
Чаще всего нас зовут в двух случаях. Первый — переезд без своего администратора: мы берём домен, записи, перенос и неделю присмотра после переключения. Второй — почта на вашем сервере под нашим присмотром: сервер ваш, данные у вас, а репутация адреса, обновления, резервные копии и мониторинг очередей — наша работа по договору. Это ровно тот вариант, который спрашивают после каждой крупной аварии, и у нас он не теоретический: собственную почту мы держим сами.
Хотите посчитать, что выйдет дешевле для вашего числа сотрудников на три года, — напишите нам. Посчитаем оба варианта честно, включая стоимость внимания человека, и скажем, если облако вам действительно выгоднее.